Gepubliceerd 24 January 2024
Onboarding van nieuwe medewerkers, hoe doe je dat nu net?
Het ontvangen van een nieuwe medewerker is veel meer dan enkel maar een formaliteit. Onboarding is een belangrijke fase in het opbouwen van een goede en langdurige relatie met je personeel. Wat ga jij doen om je nieuwe collega te begeleiden aan de start van hun nieuw avontuur?
Het belang van een warm welkom
Maak een eerste indruk die blijft hangen
De eerste dagen van een nieuwe medewerker zijn als de eerste minuten van een film. Ze zetten de toon voor de rest van het verhaal. Een goed georganiseerde onboarding laat een blijvende indruk achter. Het zorgt daarnaast ook voor een vlotte integratie met het huidige team.
Gebruik een onthaalbrochure of starterspakket
Het invoeren van een onthaalbrochure of starterspakket kan een grote meerwaarde zijn voor jouw bedrijf en werknemers. Het zorgt ervoor dat nieuwe collega’s instant wegwijs worden gemaakt in het verhaal van jouw onderneming. In deze brochure kan je bijvoorbeeld het ontstaansverhaal van het bedrijf, belangrijke aankomende data of enkele nuttige tips delen. Wij hebben intern gekozen voor een mobiele onboarding applicatie. Deze helpt alle nieuwe werknemers bij het starten aan hun nieuw avontuur. Nog voor ze effectief hun eerste dag beleven, krijgen ze al informatie en ondersteuning.
Een stapsgewijze aanpak voor het onthalen van nieuwe medewerkers
Het intern aankondigen van nieuwe collega’s
Deze stap is essentieel aan een goede onboarding. Het is belangrijk om andere collega’s op de hoogte te stellen wanneer er een nieuwe collega is aangenomen. Zo kan je hen voorbereiden op de komst van de nieuwe collega. Ze kunnen dan meteen aan de slag om bepaalde zaken aan te pakken die nodig zijn om een vlotte opstart te garanderen. Intern gebruiken we een applicatie voor het delen van nieuwtjes binnen het bedrijf. Deze applicatie wordt ook gebruikt voor de voorstelling van nieuwe collega’s. Zo voelen de huidige werknemers zich geïnformeerd over alle veranderingen en tegelijkertijd voelt de nieuwe collega zich meteen welkom in het bedrijf. Heb je nu zelf zo geen applicatie dan zijn er verschillende andere manieren om dit te oen. Denk bijvoorbeeld aan een interne mailen, bekendmaking op sociale media of een nieuwsbrief.
De checklist voor het ontvangen van nieuw personeel
Een gedetailleerde checklist is geen overbodige luxe. Het gaat je helpen om door het kluwen van organisatorische details te komen. Het helpt niet alleen om niets te vergeten, het zal de nieuwe collega ook helpen om op een vlotte manier op te starten. Laten we kijken hoe zo een checklist eruit kan zien:
Voor de eerste werkdag
Arbeidsovereenkomst en welkomstpakket
Zorg dat alle benodigde documenten vooraf verstuurd en ondertekend zijn. Wil je hier meteen een goede indruk maken? Gebruik dan een platform met branding van het bedrijf. Hier kan je alle documenten opladen en verzamelen.
Werkplek inrichten
Start alvast met het voorbereiden van de werkplek. Voorzie een bureau, een degelijke stoel, computer, lader en verschillende kantoorbenodigdheden. Niets zo frustrerend als aankomen op een nieuwe werkplek en geen spullen hebben.
ICT-setup
Regel de inloggegevens, e-mailaccounts en alle softwaresystemen die het nieuwe personeelslid nodig heeft.
Beveilings- en toegangscodes
Heb je een code, badge of kaart nodig om het kantoor te betreden? Zorg er dan zeker voor dat dit op voorhand geregeld is.
De eerste werkdag
Ontvangst door de juiste persoon
Een persoonlijk welkom door een directe manager of collega is de beste manier om mensen meteen op hun gemak te stellen.
Rondleiding door het bedrijf
Geef een rondleiding doorheen het bedrijf. Laat mensen weten waar belangrijke plaatsen zijn. Zo hebben ze een duidelijk beeld hebben van het kantoor en de verschillende plekken.
Eerste werkweek
Oriëntatiesessies
Plan een sessie over de bedrijfsprocessen, veiligheid, en het HR-beleid.
Introductie van medewerkers
Regel ontmoetingen met werknemers van verschillende afdelingen. Zo krijgt de nieuwe medewerker een beter inzicht in de werking van het bedrijf.
Feedbackmomenten
Maak ruimte voor check-in momenten waarop de nieuwe medewerker vragen kan stellen.
De eerste maand
Training en ontwikkeling
Begin met job-specifieke trainingen en professionele ontwikkelingsmogelijkheden.
Stel doelen
Communiceer de verwachtingen en doelen op een heldere manier.
Evaluatie
Organiseer een formeel gesprek zodat u de ervaringen kan delen en feedback kan geven.
Deze checklist is uiteraard een voorbeeld. Elk bedrijf heeft zijn eigen manier van werken, het is dus belangrijk om een eigen checklist op te maken. Het geeft nieuwe medewerkers ook meteen het gevoel dat hun succes en welzijn centraal staat.
Het belang van een introductiedag
Starten er verschillende nieuwe medewerkers op? Dan is het organiseren van een onboarding traject met introductiedag geen slecht idee. Het is de ideale manier om nieuwe collega’s samen te brengen en hen doorheen de verschillende stappen van het bedrijf te loodsen.
Wij organiseren intern startersdagen. Nieuwe collega’s krijgen hier een goed beeld van het bedrijf. Ook laten we ze kennismaken met de platformen die we gebruiken. Een extra voordeel is dat ze al meteen mensen kennen waardoor ze sneller geneigd zijn om raad te vragen.
Zorg voor voldoende opleiding
Opleidingen zorgen ervoor dat mensen zich blijven ontwikkelen. Dit is niet enkel voor het bedrijf een meerwaarde maar ook voor het personeel zelf. Zorg er dus voor dat je geregeld een opleiding organiseert. Hiervoor kan je gebruikmaken van ontwikkelingsplannen.
Zoals je merkt is het onthalen van nieuwe medewerkers een cruciale fase. Toch vergeten heel veel bedrijven hier aandacht aan te bestenden. Neem deze tips dus mee en werk zelf een onboarding-strategie voor jouw nieuwe medewerkers uit. Welcome aboard!