Interne communicatie verbeteren: 5 tips

Wat is interne communicatie?

Het succes van een onderneming begint bij een sterke interne communicatiestrategie. Het is belangrijk dat je collega’s op de hoogte zijn van wat er gebeurt binnen je bedrijf. Zo begrijpen zij wat van hen verwacht wordt en hoe ze bijdragen aan de doelstellingen. Het doel van interne communicatie? Een effectieve informatiestroom creëren tussen afdelingen en collega’s van een organisatie. Het lijkt simpel, maar je zal merken dat hoe groter je bedrijf wordt hoe moeilijker het is om de interne communicatie te stroomlijnen en overzichtelijk te houden.

Informele vs. formele interne communicatie

Wat mag je verstaan onder interne communicatie? Je kan 2 vormen onderscheiden: informele en formele communicatie. Bij informele communicatie gaat het o.a. over de voorstelling van nieuwe collega’s, teambuildings, interne challenges, etc. Formele communicatie focust vooral op informatie over het bedrijf: implementatie van een nieuwe tool, een overname, opening nieuw kantoor, doelstellingen, etc.

Waarom is interne communicatie belangrijk?

Het effect van interne communicatie is moeilijk meetbaar. Dat betekent niet dat je minder aandacht moet besteden aan de uitwisseling van informatie binnen je organisatie. Integendeel. Stel je eens het volgende voor: werknemers die in Gent werken, weten niet dat er 2 nieuwe collega’s gestart zijn in het kantoor in Antwerpen. Ook zijn zij niet op de hoogte van het feit dat er een nieuwe tool getest wordt om de workflow te optimaliseren. Het is misschien geen wereldschokkend bedrijfsnieuws, maar het kan wel effect hebben op je medewerkers als zij niet op de hoogte zijn van deze updates.

De collega’s in Gent zullen zich automatisch minder betrokken voelen bij het bedrijf. Ze krijgen de indruk dat ze minder belangrijk zijn, omdat ze niet op de hoogte zijn van het reilen en zeilen van het bedrijf. Het gevolg? Minder motivatie en verbondenheid met het bedrijf. De andere gevolgen kan je zelf wel invullen…

5 cruciale tips voor een sterke interne communicatie

• Ken je medewerkers

Interne communicatie focust uiteraard op je medewerkers. Vraag eens rond waar zij nood aan hebben. Wat missen zij momenteel van informatie? Wat vinden ze belangrijk om te weten? Een enquête of een 1-1 gesprek met HR kan de noden van je collega’s in kaart brengen.

• Roep een rol ‘interne communicatie’ in het leven

Je wilt dat collega’s feeling hebben met je bedrijf en zich verbonden voelen met andere afdelingen. Hoe realiseer je deze ideale situatie? Stel per afdeling iemand aan als interne communicatie verantwoordelijke. Je zal merken dat deze aanpak stimulerend werkt voor de communicatie. Je toont namelijk aan dat je de feedback van je collega’s waardeert en er ook effectief naar luistert.

Wist je dat je dit rollensysteem ook voor andere projecten kan inzetten? Bij Recrewtment roepen we bv. een rol in het leven bij de lancering van een project zoals een nieuwe website of de testfase van nieuwe tools. Onze collega’s zien wij als onze belangrijkste bron van feedback, aangezien zij continu in aanraking komen met problemen die klanten of kandidaten ondervinden.

• Stel een interne communicatiestrategie op

Oké, nu dat je een team ‘interne communicatie’ hebt samengesteld kan het echte werk van start gaan. Samen met hen ga je bekijken welke informatie er gedeeld moet worden, via welk platform, de frequentie, verhouding tussen formele en informele communicatie, etc.

Doordat je je werknemers vanaf het begin betrekt bij het opstellen van een interne communicatiestrategie voelen ze zich betrokken en zullen ze zich ook verantwoordelijk voelen voor de interne communicatie van hun afdeling met andere afdelingen. Een open feedbackcultuur doet wonderen, trust us!

• Kies 1 tool voor je interne communicatie

Gebruik 1 app om je interne communicatie te stroomlijnen (niet 10 verschillende). Plan een testfase in en probeer met je team ‘interne communicatie’ de verschillende functionaliteiten uit. Hoewel mails belangrijk blijven om in contact te komen met je collega’s, is het ook cruciaal om interne communicatie te transformeren naar visueel aantrekkelijke content. Een aanrader hiervoor is de app Speakap.

Het is een gebruiksvriendelijk platform, waarop collega’s foto’s en updates delen op de tijdlijn. Denk maar aan impulsieve uitstappen met de collega’s, events, nieuws over het bedrijf, etc. Altijd leuk om op de hoogte te zijn over wat er leeft binnen je bedrijf, toch?

• Beperk de informatie

Iedereen is altijd maar druk druk druk. Houd hier rekening mee als je een nieuwe app uitrolt om de interne communicatie te stroomlijnen. Je wilt niet dat belangrijke informatie verloren gaat, omdat collega’s overspoeld worden door tientallen updates. Een communicatieplan en contentkalender kan helpen, maar voorzie ook nog ruimte voor spontane updates.

Interne communicatie: de voorwaarde voor succes

Een gezond, succesvol bedrijf begint met een sterke interne communicatie. Vergelijk het met het citaat: een gezonde geest in een gezond lichaam. Het begint allemaal vanbinnen. Je interne communicatie vormt de kern van je bedrijf en bepaalt het succes ervan. Besteed dus voldoende tijd en aandacht om een interne communicatiestrategie op te stellen en te integreren in je bedrijf.

Hulp nodig bij de uitwerking van je interne communicatie? Als Full service HR partner ondersteunen we je graag met je HR-uitdagingen.